Instruktioner och manual

En manual som beskriver hur du kommer igång och de viktigaste funktionerna i Ahum. Av särskild vikt är att du går igenom punkt 1-4 då dessa beskriver grunderna i Ahum.

Vi vill poängtera att alla klienter som förmedlats till dig via Ahum måste boka uppföljningssamtal via Ahums portal. Antingen genom att du som terapeut lägger in nya tider som du kommit överens om med klienten eller genom att klienten själv bokar nya tider hos dig.

1. Skapa ett konto

  1. Surfa in på: www.ahum.se.
  2. Klicka på ”Logga in” i övre högra hörnet.
  3. Välj ”Ansök om terapeutkonto”.
  4. Fyll i namn, telefonnummer, e-post och ett lösenord som du väljer själv.
  5. Läs igenom och, om du samtycker, godkänn avtalet mellan Ahum och dig. En skriftlig version av avtalet kommer att skickas till dig för underskrift. Det kommer vara det skriftliga avtalet som gäller juridiskt.
  6. Varje ansökan granskas för att säkerställa att du som terapeut är legitimerad av Socialstyrelsen. Först när granskningen är gjord och du har blivit auktoriserad som terapeut på Ahum.se kommer du att kunna logga in och använda ditt konto. Så snart ditt konto är auktoriserat och klart för användning får du ett mejl om det.

Logga in på kontot

  1. Klicka på ”Logga in” i övre högre hörnet.
  2. Klicka på ”logga in med BankID” och följ instruktionerna för BankID.
  3. Välj ”Jag har redan ett konto” och logga in med den mail och det lösenord du angav vid skapandet av kontot.
  4. Klicka på ditt namn i övre högra hörnet och välj ”Översikt”. Nu hamnar du i din egen bokningskalender. I övre vänstra delen av sidan hittar du en meny där du kommer åt övriga funktioner (som presenteras nedan) på ditt konto.

Skapa din egen profil

  1. Tryck på symbolen med tre vita streck i vänstra övre hörnet för att öppna terapeutmenyn.
  2. Välj ”Profilsida” i rullgardinsmenyn.
  3. Ange dina personuppgifter, ladda upp ett foto på dig själv, ange ditt arvode och skriv en beskrivning av dig själv. 

– I fältet ”Kort presentation” beskriver du dig själv kort med 1-2 meningar.
– I fältet ”Personlig information” fyller du i specifik information som är viktig att dina klienter får, exempelvis portkod eller speciell vägbeskrivning. T ex ”efter att du kommit in genom huvudentrén, gå över innergården och ta den röda dörren på vänster sida. Sitt ner i väntrummet och vänta tills jag kommer och hälsar dig välkommen”. OBS! Denna information kommer endast att följa med i den bokningsbekräftelse som skickas ut till klienten.
– I fältet "Arvode" väljer du den standardavgift som klienterna ska betala för att kunna boka en tid hos dig. Ahum tar en provisionsavgift om 15 % på denna summa och betalar sedan ut ersättning för genomförda samtal månatligen.
– I kontakt-rutan anger du din kontaktinformation för oss att nå dig på. OBS! Din mottagningsadress anger du under fliken ”Mottagning”.
– Fyll i rutorna ”Erfarenhet”, ”Såhär jobbar jag”, ”Ett typiskt första möte”, ”Utbildningar och certifieringar” samt ”Språk”.

OBS! Ingen annan information än ditt namn, titel, presentation, mottagningsadress och arvode kommer att visas på hemsidan. All annan information är dold och kommer enbart att användas av Ahum i administrativa syften. 

Ange mottagningsadress

  1. Tryck på symbolen med tre vita streck i vänstra övre hörnet för att öppna terapeutmenyn.
  2. Välj ”Mottagning” i rullgardinsmenyn.
  3. Kryssa för om du erbjuder samtal på plats och/eller videosamtal.
  4. Fyll i din mottagningsadress.
  5. Klicka på Spara.

Ange vilka problemområden du arbetar med

  1. Tryck på symbolen med tre vita streck i vänstra övre hörnet för att öppna terapeutmenyn.
  2. Välj ”Problemområden” i rullgardinsmenyn.
  3. Ange mellan 1-10 på varje problemområde. 10 innebär att detta är ett problemområde som du i allra högsta grad arbetar med och har erfarenhet och kunskap inom. 0 innebär att detta område är något du i allra högsta grad inte vill arbeta med, eller inte har någon erfarenhet eller kunskap inom.
  4. Klicka på Spara.
    OBS! Summan av dina viktningar kan inte överstiga 80.  

Ange vilka ”Kontaktorsaker” du arbetar med

Klienter som söker terapeut via Ahum kommer att få ange vilken som är den utlösande faktorn eller orsaken till varför hen söker terapi. Du som terapeut kommer, på motsvarande sätt att få kryssa i de kontaktorsaker som du kan tänkas arbeta med.

  1. Tryck på symbolen med tre vita streck i vänstra övre hörnet.
  2. Välj ”Kontaktorsaker” i rullgardinsmenyn.
  3. Klicka i de ”Kontaktorsaker” som du vill arbeta med (klicka på "pil nedåt" för att öppna underkategorier). 
  4. Klicka på "Spara".

 2. Kalender

Lägga upp lediga tider som klienter kan boka

  1. Om du inte redan befinner dig på sidan med bokningskalendern, öppna terapeutmenyn och välj ”Översikt”.
  2. Klicka en gång i kalendern på den tidpunkt där du vill skapa en ledig tid. Ett grönt fält kommer att tändas som indikerar den lediga tiden. Standardtiden är 45 minuter men arbetar du med annan längd på sessioner kan du på två olika visDu kan utöka eller minska tidsfältet genom att ställa dig med pekaren i nedre delen av det gröna fältet, klicka och dra fältet upp/ned för attändra tidslängden. Du kan också klicka på fältet så öppnas ett pop up-fönster där du kan justera tiden, priset samt om den ska gå att bokas som samtal och/eller på plats. Där kan du också välja om tiden ska vara bokningsbar för samtliga eller enbart redan befintliga klienter, samt bjuda in en specifik klient till bokningen.
  3. Du kan dra och släppa gröna fält om du vill ändra tiden till en annan tidpunkt eller dag.

Ta bort en ledig tid

  1. För att ta bort en ledig tid klickar du en gång på det gröna fältet. Ett pop up-fönster kommer att dyka upp där du väljer ”Ta bort”.

 3. Klienter

Under ”Klienter” i terapeutmenyn hittar du alla klienter som är listade hos dig. Antingen de som blivit matchade med dig och valt att boka en tid eller de som du själv bjudit in till Ahum.

Klicka på en klient för att öppna dennes ”klientkort”. På varje ”klientkort” hittar du kontaktinformation till klienten och för de klienter som svarat på frågeformuläret visas en sammanställning av resultatet på frågorna. De fem problemområden som klienten skattat sig högst på visas och ger en preliminär bedömning av vad klienten behöver hjälp med. Även den kontaktorsak som klienten angett visas.

När du haft en session med en klient kan du under Klientinformation fylla i relevant information för framtida behandling. 

På klientkortet kan du se framtida och tidigare möten med klienten, samt spara journalanteckningar för klienten.

Bjuda in en klient

Om du vill bjuda in en befintlig klient i systemet så att hen kan boka en tid hos dig direkt via Ahum (utan att behöva gå igenom frågeformuläret) går detta utmärkt. Du kan antingen bjuda in en klient genom epost, eller genom att skapa ett konto åt hen. Gör såhär för att bjuda in klienten.

  1. Öppna terapeutmenyn och klicka därefter på ”Klienter”
  2. Högt upp på högra sidan av sidan klickar du sedan på ”Bjud in en klient”.
  3. Ett fönster kommer att öppnas upp där du kan skriva in klientens mailadress och sedan ”Skicka inbjudan”. 
  4. Klienten kommer få ett mejl med instruktioner och en länk hen kan klicka på för att komma till ”Skapa konto” på Ahum.se.
  5. När klienten har använt sin inbjudan och skapat ett konto på Ahum kommer du som terapeut att få ett mejl. Efter det kommer klienten att listas som ”din” klient under fliken ”Klienter” och du kan då boka in tider med klienten. Klienten kan också själv boka tider direkt hos dig.
  6. Under sidan ”Klienter” kommer det att framgå vilka klienter som ännu inte svarat på din förfrågan. Det går också att skicka ut en påminnelse till klienten med en förfrågan om att klienten ska skapa ett konto. Tryck då på den lilla röda pilen på högra delen av sidan och välj ”Skicka igen”.

Gör såhär för att skapa ett konto åt en klient:

  1. Öppna terapeutmenyn och klicka därefter på ”klienter”
  2. Högt upp på högra sidan klickar du sedan på ”Lägg till ny klient”
  3. En sida öppnas där du får fylla i klientens namn, personnummer, epost samt telefonnummer.  Klicka sedan på ”skapa konto”
  4. Du har nu skapat ett konto åt din klient och kan hantera det precis som dina andra klienter. När klienten loggar in med bankID kopplas den direkt till kontot du skapade och kan där se eventuella tider du bokat samt kan själv boka tider direkt hos dig.  

 4. Bokningar

Klient bokar tid hos dig

  1. Om en klient bokar en ledig tid hos dig kommer du att bli informerad om detta via ett mejl. För att boka en tid hos dig måste klienten betala för besöket på förhand.
  2. Tiden som har bokats av klienten kommer att rödmarkeras i din kalender.
  3. Vid bokningen kommer klienten att få en bokningsbekräftelse skickad till sig via mejl, med information om tidpunkt, plats, namn på dig som terapeut, ev. särskild information om din mottagning som du angett på din profilsida och avbokningsregler.

Du bokar en tid åt en klient

  1. Om du vill boka en tid åt en klient klickar du en gång på en ledig tid (grönt fält i din kalender). I pop up-fönstret som dyker upp kan du söka fram din klient genom att skriva dennes namn i rutan under rubriken ”Klient”.
  2. När du hittat din klient i listan väljer du ”Spara”.
  3. Du som terapeut får sedan via mejl en bekräftelse på att du bokat en tid åt en klient.
  4. Även klienten får ett mejl om att du som terapeut har bokat en tid åt hen. 

Klient avbokar en tid hos dig

  1. Om en klient avbokar en tid hos dig kommer du omedelbart att få ett mejl med information om vilken klient som bokat av och vilken tid som avbokats.
    – Bokad tid är endast avbokningsbar fram till 24 timmar innan avtalad tid. Därefter debiteras klienten full avgift och du får betalt av Ahum/klienten som om samtalet faktiskt ägt rum.
    – Samtal som bokas av tidigare än 24 timmar innan avtalat samtal betalas tillbaka fullt till klienten och ingen ersättning utgår till dig som terapeut. Återbetalningen till klienten sker automatiskt och kommer tillbaka till klientens bankkonto inom 1-3 dagar.
  2. Även klienten får ett mejl med en bekräftelse om att samtalet är avbokat.

Du som terapeut bokar av ett samtal som är inbokat hos en klient

  1. Om du vill boka av en tid som en klient betalat klickar du en gång på den bokade tiden (rött fält i din kalender). I pop up-fönstret som dyker upp väljer du ”Avboka session”
  2. Om du som terapeut bokar av ett samtal som är bokat med en klient kommer både du och klienten att få ett mejl med information om vilket samtal som avbokats.
  3. För att försäkra dig om att klienten mottagit avbokningen rekommenderar vi att du även tar kontakt med klienten på telefon eller sms och informerar om att du inte har möjlighet att träffa klienten.

 


 

5. Journalföring

Skapa journalanteckning

  1. Gå in på ett klientkort genom att öppna terapeutmenyn, klicka på ”Klienter” och därefter på klientens namn 

  2. Längst ner på klientsidan hittar du rubriken ”Anteckningar” och där under väljer du ”Skapa ny anteckning”.
  3. All information som sparas krypteras och är enbart tillgänglig för dig som terapeut. Klienten (eller någon annan person) kommer alltså inte att kunna se vad du skriver här. (Obs! Efter klientens godkännande kan eventuella framtida terapeuter, som klienten träffar efter att hen träffat dig, få tillgång till de anteckningar du gjort. Se nedan för mer information.)

Ta del av tidigare anteckningar

Om klienten tidigare träffat andra terapeuter som är listade på Ahum.se, kan du be klienten om tillåtelse att få se dessa terapeuters anteckningar om klienten.

  1. När du är inloggad på ditt terapeutkonto, välj ”Översikt” i menyn som finns i övre högra hörnet.
  2. I menyn i övre vänstra hörnet väljer du ”Klienter” och klickar sedan på någon av dina listade klienter.
  3. För att ställa en förfrågan till klienten om att se eventuella tidigare anteckningar, klicka på ”Ansök”.
  4. Ett mejl kommer att skickas till dig som terapeut med en bekräftelse på att du skickat en förfrågan till klienten.
  5. Klienten får ett mejl med en förfrågan om att antingen godkänna eller neka din förfrågan.
  6. Om/när klienten har godkänt eller nekat din förfrågan kommer du att få ett mejl med information om detta.

 6. Ekonomi

  1. När du är inloggad på ditt terapeutkonto, välj ”Översikt” i menyn som finns i övre högra hörnet.
  2. I menyn i övre vänstra hörnet väljer du ”Ekonomi”. Klicka sedan på ”Ekonomisk rapport” eller ”Händelser”.

    – Välj "Ekonomisk rapport" om du vill skriva ut en lista med alla bokade samtal du haft på Ahum. Du väljer själv vilket tidsspann du vill ha information om. När du klickar på ”Skapa” genereras en excel-fil där alla dina bokade samtal listas. Du kan använda denna lista som bokföringsunderlag för den utbetalning du får från Ahum.

    – Välj "Händelser" om du vill se dina aktuella eller historiska bokningar direkt i webbläsaren.

Utbetalningar

På din profilsida finns en ruta där du fyller i det bankkontonummer du vill att vi använder när vi betalar ut ersättning för genomförda samtal. Senast den 10:e varje kalendermånad betalar vi ersättning för de samtal som genomförts under föregående månad.

Laddar...